Ceux qui me connaissent le savent bien : côté PDA / Smartphones, j’ai choisi mon camp il y a presque 10 ans. En effet, en 2000, Compaq sortait le fabuleux Pocket PC iPAQ qui jetait un véritable pavé dans la mare en donnant un vrai coup de jeune au système Windows CE et en amorçant le déclin du tout puissant Palm.

Véritable petit frère du PC, cet appareil était doté d’une puissance jamais vue à l’époque dans un si petit volume. De plus, pour l’utilisateur averti d’Outlook que je devenais, la complémentarité était parfaite.

Ainsi, en fan que j’étais devenu, j’ai suivi les évolutions de l’OS mobile et plusieurs modèles se sont succédé dans ma poche :

• Toshiba e400

• Orange SPV (premier “téléphone” Microsoft)

• SPV M2000 (retour au Pocket PC)

• SPV M700 (3G+, GPS intégré)

• et enfin le très complet Samsung SGH-i780

Microsoft a véritablement dominé le marché des PDA en ce début de 21ème siècle. Mais, avouons-le, son système a finalement assez peu évolué depuis le premier Pocket PC. Certes, la logithèque Windows Mobile est devenue impressionnante et les terminaux conservent toujours leur usage professionnel. Cependant, ils ont du mal à s’imposer auprès du grand public. Rendons tout de même hommage à  HTC qui a fait pas mal de développements pour faire oublier les écrans vieillissants de l’OS mais la mayonnaise a du mal à prendre …

C’est alors qu’en 2007, Apple qui s’était retiré du marché des assistants personnels depuis son très innovant Newton, sort de son chapeau cet OVNI qu’est l’iPhone. En rupture totale avec le marché, l’appareil “tout tactile” propose un design épuré, un OS très abouti dérivé de Mac OS X et surtout un vrai navigateur Web.

C’est un immense succès mondial et des millions de fans se ruent sur l’appareil, tant pour un usage personnel que professionnel. Tout le monde … sauf moi Pourtant, en grand fan de nouvelles technologies, j’aurais pu être séduit mais, et j’ai eu l’occasion de m’expliquer, l’appareil n’est alors pas assez “pro” à mon goût. En achetant un iPod Touch, j’ai pu tester les capacités de synchronisation de l’appareil et elles s’avèrent bien en deçà de ce que m’offre Windows Mobile.

Mais c’est là que j’ai commis une erreur de jugement. L’iPhone n’est pas fait pour être un “compagnon” de PC, c’est un terminal qui tire toute sa puissance d’Internet. J’ai compris récemment que si je mettais à disposition toutes mes données de PIM sur le Web, l’iPhone me permettrait de les récupérer sans problème.

Prenons ces données une à une :

• Calendrier et contacts : depuis quelques temps, Google a annoncé la possibilité de synchroniser ses calendriers Google Calendar et ses contacts Gmail avec l’iPhone via le mode Exchange, le tout en Push. Il n’y a donc plus qu’à synchroniser Outlook avec les services de Google. Pour cela, plusieurs solutions sont possibles mais j’utilise personnellement OggSync qui a la très bonne idée de transformer les catégories Outlook en autant de calendriers Google. Idéal pour séparer calendriers perso et pro (prenez la version béta de OggSync qui synchronise également les contacts). Sur l’iPhone, il est ensuite possible de distinguer par des couleurs différentes ces calendriers (pour cela, pointez votre Safari sur m.google.com/sync, passez éventuellement en langue anglaise et choisissez les calendriers Google que vous voulez rapatrier).
• Tâches : l’iPhone n’ayant pas de gestion de tâches par défaut, il faut se tourner vers une solution tierce telle que Toodledo. Plusieurs applications comme l’excellent Todo d’Appigo savent très bien récupérer vos tâches en ligne. Pour synchroniser vos tâches Outlook avec Toodledo, jetez un coup d’oeil à ce soft.
• Notes : pour cela, je vous ai déjà vanté dans une très large mesure le fantastique service Evernote. L’application iPhone correspondante ne cesse d’évoluer et permet même de créer des notes visuelles ou vocales

Bref, vous l’aurez compris, une fois que tout est sur le Web, c’est un jeu d’enfants d’utiliser l’iPhone comme outil de productivité personnelle.

Vous me direz qu’entre temps, Google a lancé son Android et que Palm est sorti du Pré. Oui mais l’iPhone a ce petit plus qui fait presque oublier qu’il lui a fallu 2 ans pour supporter les MMS et le Copier / Coller.

La dernière chose qui me bloquait, c’est qu’un assistant personnel doit pouvoir me guider en voiture, étant donné mon sens inné (hummm) de l’orientation … Et côté GPS, la stratégie d’Apple n’était pas très claire. Mais quand on voit ça, on se dit que plus rien ne nous retient … sauf peut-être le prix. Hein, M. Orange ?

Tout consultant est amené chaque jour à organiser des idées pour répondre aux questions et exigences de son client. Dans cette rude tâche, le concept de mind map est fort utile car il permet de représenter visuellement les relations entre idées.

De nombreux logiciels existent sur le marché. Citons par exemple le très célèbre Mind Manager ou encore un produit Open Source moins riche, Freemind.

Cependant, aussi complets soient-ils, ces logiciels sont plutôt mono-utilisateurs et l’élaboration d’une carte visuelle à plusieurs se fait nécessairement en suivant un workflow séquentiel (chacun édite la map à son tour).

Et c’est là qu’intervient Mindmeister. C’est une solution de mind map en mode SaaS qui permet de travailler simultanément à plusieurs utilisateurs sur la même carte visuelle : les utilisateurs voient en temps réel les modifications des autres. Il existe une version gratuite assez limitée et des versions payantes plus élaborées.

Les principales fonctions, outre la conception graphique d’une carte, sont :

• la notification visuelle des modifications par les utilisateurs en ligne (chacun étant identifié par une couleur différente)
• la gestion d’un historique complet des modifications et la possibilité de revenir à une carte antérieure
• la gestion d’un mode offline grâce à Google Gears (fonction payante)
• l’export dans de nombreux formats dont PDF, RTF, JPG, GIF, PNG et … FreeMind et Mind Manager !

La valeur d’un tel outil est évidente car il symbolise à lui tout seul la notion d’intelligence collaborative : les utilisateurs organisent ensemble des idées. Les principaux cas d’utilisation que je vois sont : le recueil de besoins pour une cahier des charges ou des spécifications, l’élaboration d’un plan produit, d’un business plan, l’organisation d’un événement etc. Chacun y trouvera son intérêt car les membres d’un même groupe de travail ont nécessairement des idées à confronter et à organiser. De plus, le cerveau humain, dans sa grande créativité, n’a pas naturellement cette structuration thématique. C’est d’ailleurs bien ça qui nous distingue des machines, non ?

Lorsqu’il s’agit de prendre des notes en séance (réunion, brainstorming, conversation téléphonique), j’utilise depuis 2003 le sublime logiciel OneNote de la suite Office de Microsoft. Très complet et intuitif, il répond véritablement à mon besoin.

Oui mais – car il y a un mais – avec la multiplication actuelle des périphériques (PC fixe, PC portable, Netbook, PDA, Smartphone etc …), il devient difficile d’avoir accès à ses notes en toute situation.

C’est alors qu’a vu le jour le service Evernote. Je parle de service, plus que de logiciel, car Evernote, c’est :

• Un site Web
• Un site mobile
• Une application Windows
• Une application Mac OS
• Une application iPhone / iPod Touch

Tout ce petit monde vous permet de saisir des notes dans différents blocs-notes virtuels, de les tagger et surtout vous permet de consulter les notes précédemment rédigées (quel que soit le support).

La version gratuite du service vous alloue 40 Mo de stockage par mois (déjà pas mal pour du texte) mais vous pouvez passer à 500 Mo moyennant un abonnement annuel ou mensuel (5$ par mois ou 45 par an).

Certes la saisie de notes dans Evernote (du moins la version Windows) n’est pas aussi conviviale que dans OneNote mais on remarque déjà un certain nombre de bonnes idées : indexation locale des notes pour une recherche instantanée, possibilité de “Webclipper” directement une page depuis son navigateur etc …

En ce qui me concerne, c’est la solution idéale pour partager mes notes entre mon laptop professionnel, mon Netbook eeePC, mon smartphone Samsung ou mon iPod Touch. Je crois que je n’aurai plus aucune excuse pour oublier quelque chose : mes notes seront toujours disponibles “on the cloud”

Un récent billet de Loïc Le Meur sur la gestion de priorités personnelles m’a particulièrement intéressé.

Je suis certain que pour la plupart d’entre vous, le problème est récurrent : comment, en une seule journée de travail, s’acquitter de l’ensemble des tâches qui nous incombent ? C’est là qu’intervient la méthode Getting Things Done®(ou GTD® pour les intimes). Certains sont peut-être déjà familiers avec ce concept car les bases en ont été lancées en 2001 par David Allen.

Il s’agit en fait d’un principe de réorganisation de la priorité des tâches afin de travailler avec un minimum de stress. L’article de Wikipédia donne une bonne idée du concept. Et, dans la version anglaise, le principe est détaillé comme suit :

When processing a bucket, a strict workflow is followed:

• Start at the top.
• Deal with one item at a time.
• Never put anything back into ‘in’.
• If an item requires action:

• Do it (if it takes less than two minutes), OR
• Delegate it, OR
• Defer it.

• If an item does not require action:

• File it for reference, OR
• Throw it away, OR
• Incubate it for possible action later.

Ce qui se traduirait à peu près par :

Lorsqu’on s’attaque à un ensemble de tâches (rassemblées dans un quelconque outil informatique ou non), un workflow strict doit être suivi:

• Commencez par le début.
• Traitez une tâche à la fois.
• Ne remettez jamais rien dans la file d’attente.
• Si un élément exige une action:

• Traitez-le (si ça prend moins d’une ou de deux minutes), OU
• Déléguez-le, OU
• Reportez-le.

• Si un élément n’exige pas d’action:

• Classez-le pour référence, OU
• Supprimez-le, OU
• Gardez-le au chaud pour une action ultérieure.

Ces principes peuvent paraître assez simplistes mais si l’on considère la masse importante de tâches qui peuvent s’accumuler, on en comprend vite l’intérêt.

Il existe pléthore d’outils pour nous aider à mettre en pratique la méthode GTD®. Mais un simple carnet à spirales peut très bien faire l’affaire.

Je me rends compte que, sans le savoir, je suis déjà plus ou moins adepte de la méthode. Et vous ? Ça vous parle ? Utilisez-vous des principes d’organisation personnelle similaires ?