Un peu d’organisation, que diable!

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Un récent billet de Loïc Le Meur sur la gestion de priorités personnelles m’a particulièrement intéressé.

Je suis certain que pour la plupart d’entre vous, le problème est récurrent : comment, en une seule journée de travail, s’acquitter de l’ensemble des tâches qui nous incombent ? C’est là qu’intervient la méthode Getting Things Done®(ou GTD® pour les intimes). Certains sont peut-être déjà familiers avec ce concept car les bases en ont été lancées en 2001 par David Allen.

Il s’agit en fait d’un principe de réorganisation de la priorité des tâches afin de travailler avec un minimum de stress. L’article de Wikipédia donne une bonne idée du concept. Et, dans la version anglaise, le principe est détaillé comme suit :

When processing a bucket, a strict workflow is followed:

  • Start at the top.
  • Deal with one item at a time.
  • Never put anything back into ‘in’.
  • If an item requires action:
  • Do it (if it takes less than two minutes), OR
  • Delegate it, OR
  • Defer it.
  • If an item does not require action:
  • File it for reference, OR
  • Throw it away, OR
  • Incubate it for possible action later.

Ce qui se traduirait à peu près par :

Lorsqu’on s’attaque à un ensemble de tâches (rassemblées dans un quelconque outil informatique ou non), un workflow strict doit être suivi:

  • Commencez par le début.
  • Traitez une tâche à la fois.
  • Ne remettez jamais rien dans la file d’attente.
  • Si un élément exige une action:
  • Traitez-le (si ça prend moins d’une ou de deux minutes), OU
  • Déléguez-le, OU
  • Reportez-le.
  • Si un élément n’exige pas d’action:
  • Classez-le pour référence, OU
  • Supprimez-le, OU
  • Gardez-le au chaud pour une action ultérieure.

Ces principes peuvent paraître assez simplistes mais si l’on considère la masse importante de tâches qui peuvent s’accumuler, on en comprend vite l’intérêt.

Il existe pléthore d’outils pour nous aider à mettre en pratique la méthode GTD®. Mais un simple carnet à spirales peut très bien faire l’affaire.

Je me rends compte que, sans le savoir, je suis déjà plus ou moins adepte de la méthode. Et vous ? Ça vous parle ? Utilisez-vous des principes d’organisation personnelle similaires ?

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4 réflexions au sujet de « Un peu d’organisation, que diable! »

  1. Je suis convaincu du principe de cette méthode. Elle est très bien adaptée pour tout ceux qui ont pléthore d’idées à tout moment de la journée sur tous les projets qu’ils ont dans la tête.

    Capture rapide, puis structuration et enfin contrôle de l’execution.

    Je n’ai pas trouvé encore l’outil magique. Je me suis fait conseillé Omnifocus mais il est sur Mac (cela m’a presque fournit l’ultime argument pour « Switcher ».).

    Au final, perso, j’utilise Outlook complété par un peu de méthode.
    – une reflexion pérdiodique sur les différents projets, sous-projets, leur structuration, leur dépendance etc …
    – un peu de nomclature pour refleter ceci (exemple : Perso – Projet Toto – Sous-projet : tache)
    – des objets mail (saisie sur mon PC ou mon Pocket Outlook) pour « capturer » rapidement
    – des objets tasks pour matérialiser les sous-projets, la zone de saisie des taches pour noter dans un tableau les actions associées au sous projet
    – des catégories (avec couleurs associées) pour visualiser les taches de même nature (appels, réunion, …)
    – des glisser coller des taches dans le calendrier pour allouer du temps à l’execution des taches.

    Ce n’est pas encore parfait, ça a juste le mérite d’être totalement « embedded » à Outlook dont je suis grand consommateur.

    Ce n’est pas encore parfait car je suis toujours aussi insatisfait de ne pas avoir le temps de tout faire ;o)

  2. Ah, je vois que tu maîtrises nettement mieux Outlook que moi …
    Mais je m’en étais déjà rendu compte 😉

    Sinon, côté outils, je pense que OneNote 2007 est aussi un bon allié car il peut être très fortement couplé à Outlook. Et comme OneNote est un excellent logiciel de capture d’idées, ça donne un peu plus de libertés.

    Surtout qu’il existe une version mobile de OneNote pour Pocket PC … Donc ça reste cohérent avec tes usages.

  3. bonjour,
    avec 8 mois de retard, oui mais plus vous avez de taches et + ou – de priorités vous aurez + ou – de changements de contextes (reprendre les papiers associé au projet, se remettre dedans etc) qui prends un temps non négligeable, plus on a de process + le temps de changement de contexte est couteux.

    Une des possibilités est d’allouer un Quantum de temps + important à chaque tache (allouer une phase de temps), en espérant qu’une des taches n’ai pas besoin d’une importation issue d’une autre tache non encore éxécutée .. bref, c’est beaucoup + complexe que ça, meme si par rapport à rien c’est déjà beaucoup

  4. Ping : Supprimer les mails, c’est possible ? « Tech 1

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