Le cahier numérique

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J’ai déjà souvent eu l’occasion de le mentionner : je suis un très grand utilisateur du logiciel de prise de notes en ligne, Evernote. Toute ma vie numérique s’y trouve, aussi bien sur le volet professionnel que personnel. D’ailleurs, l’application est véritablement devenue indispensable sur les terminaux mobiles (notamment l’iPhone et l’iPad).
Cependant, je ne sais pas si vous êtes comme moi mais il demeure un certain nombre de cas où l’utilisation d’un clavier (qu’il soit physique ou virtuel) apparaît comme un frein pour une prise de notes efficace (réunion en comité restreint, brainstorming, entretien individuel, …).
J’ai tout d’abord essayé d’utiliser un stylet numérique avec mon iPad : le modèle Bamboo de Wacom s’est révélé particulièrement efficace, notamment pour les croquis.
Mais le plaisir d’écrire n’est jamais aussi grand que sur un « vrai » cahier papier avec un stylo. C’est pourquoi, malgré tout, j’ai conservé en parallèle un petit cahier Moleskine qui se glisse parfaitement dans mon cartable, aux côtés de mon iPad. Mais bien évidemment, je suis constamment confronté au problème de la coexistence de mes notes numériques avec mes notes papier.
Vous comprendrez donc sans difficulté mon enthousiasme à la découverte de cette nouvelle : la mise en place d’un partenariat entre mes deux marques fétiches, Evernote et Moleskine 🙂
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A partir du 1er octobre 2012, vous pourrez ainsi faire l’acquisition d’un modèle de Moleskine particulier, le Smart Notebook, qui aura une double particularité :

  • un quadrillage particulier qui facilitera la capture des notes manuscrites par l’application Evernote mobile via l’appareil photo de votre terminal
  • des stickers qui seront interprétés lors de la numérisation et convertis en objets particuliers (Action, Question, etc …)

Sans oublier qu’Evernote permet d’ores et déjà d’effectuer une reconnaissance de caractères sur les images enregistrées. Mais pour une reconnaissance optimale, pas de secret : il faut s’appliquer 😉
Nous verrons bien à l’usage si cette convergence entre le physique et le virtuel est aussi aisée qu’il n’y paraît. Quoi qu’il en soit, j’ai déjà pré-commandé mon Smart Notebook !

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Le danger du temps réel

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Avant toute chose, je dois me confesser : je suis un grand utilisateur des médias sociaux de tout poil. Bon, pour qui me connaît un tant soit peu, cela ne relèvera pas du scoop 🙂 Mais faute avouée …
Ces derniers temps, l’actualité a été tellement riche que toutes les timelines se sont affolées : révolutions au Moyen-Orient, séisme au Japon, risque d’accident nucléaire, début de campagne présidentielle, affaire DSK, nouveau nuage de cendres islandais … Difficile de suivre !
Ce flot d’informations continu m’a permis de me rendre compte d’une chose : nous ne prenons plus de recul sur les événements, nous ne vivons que dans l’instant présent. L’exemple le plus flagrant a été pendant l’inculpation récente de Dominique Strauss Kahn : les journalistes se contentaient de relater ce qu’ils trouvaient sur Twitter. Mais où est passé l’esprit d’analyse ? l’enquête de fond ?
Ceci est révélateur de notre époque mondialisée où tout va très vite : un événement se produit et quasi-instantanément, l’information est relayée dans le monde entier. Mais l’humain reste l’humain et bien souvent les faits sont amplifiés, déformés, détournés … Il devient vraiment aisé de vérifier le fameux principe de l’effet papillon !
La presse quotidienne a vraiment du mal à suivre. D’ailleurs, le journal gratuit 20 Minutes a déjà programmé la fin de sa version papier pour se consacrer uniquement à la version Web. Symptomatique ? Cela dit, si ce mouvement se généralise, peut-être que cela nous permettra de conserver uniquement une presse plus incisive, qui prendra justement le recul nécessaire vis-à-vis des événements.
Mais le danger de l’instantanéité est présent un peu partout. Prenez le monde de l’entreprise : on demande aux collaborateurs de réagir au quart de tour aux nombreux mails qui inondent leur boîte de réception … surtout quand les collaborateurs sont équipés de smartphones 😉 Ils sont sans cesse interrompus dans leur travail et doivent changer de contexte en permanence. Sont-ils plus efficaces pour autant ? Pas nécessairement.
Finalement, un des enjeux principaux dans les années à venir va être de bâtir des filtres qui nous permettront de réduire les flux d’information pour ne ressortir que l’essentiel voire le nécessaire si l’on parle du monde du travail. Des outils tels que Google News y apportent un début de réponse mais ils n’intègrent pas encore le profil du lecteur dans l’algorithme de tri. Faisons confiance à Google pour améliorer cela dans les années à venir, surtout s’ils nous demandent de renseigner en détail nos profils 😉

Supprimer les mails, c’est possible ?

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Cette nouvelle n’est certainement pas passée inaperçue : le PDG de ma société a jeté un pavé dans la mare en annonçant début février 2011 qu’il nous donnait 3 ans pour supprimer les mails internes !
Après 15 ans d’Internet, cette décision peut paraître a priori insolite, faire sourire même, tant les emails ont pris une importance considérable dans les échanges entre les collaborateurs.
Ce qui est mis en avant dans le communiqué de presse, c’est avant tout le problème « d’infobésité », c’est-à-dire la difficulté à traiter un volume trop grand d’informations. Si je prends mon cas personnel, je dois recevoir entre 300 et 400 mails par semaine (professionnels et personnels) !! Certes, il n’est pas aisé dans ces conditions de pouvoir traiter correctement l’ensemble de ces données entrantes, même si l’on est un adepte comme moi de la méthode GTD.
Mais il me semble que le problème est vraiment ailleurs : nous sommes dans une société d’hyper-communication, et il n’est donc pas surprenant que notre messagerie d’entreprise en soit le parfait reflet. Ce qui me paraît finalement plus problématique, c’est que mail est utilisé à des fins très différentes qui ne nécessitent pas le même niveau d’attention, le même temps de traitement ou le même type d’action.
En effet, si l’on analyse très rapidement les principaux usages du mail, on trouvera :

  • Des échanges de documents (pour relecture, correction, validation, …)
  • Une formalisation de process métier (demande de congés, note de frais)
  • La traçabilité d’une opération (conservation d’une trace)
  • La demande d’action (relation encadrant / encadré)
  • La diffusion d’informations
  • Des échanges complètement informels

La difficulté de traitement du mail vient donc du fait qu’il faut avoir plusieurs niveaux de lecture au sein du même outil.
Alors, la solution ne serait-elle pas finalement de reporter tous ces différents usages dans les outils dédiés de l’entreprise : la GED, la plate-forme collaborative, l’application métier (CRM, ERP, BI), la messagerie instantanée. Oui mais en éclatant ainsi l’information, on perd 2 vertus essentielles du mail :

  • Le système de notifications (ou d’alertes) : l’information vient à nous
  • La convergence des données : tout se trouve en un endroit unique

Si l’on veut retrouver ces deux notions, il faut donc pouvoir recréer une sorte d’épine dorsale numérique sur laquelle viendraient se greffer les différents outils mentionnés ci-avant. Et c’est justement là qu’entre en jeu le réseau social d’entreprise.
Le bon exemple côté grand public, c’est bien entendu Facebook (encore lui :-)) : beaucoup d’utilisateurs (dont je fais partie) se servent de Facebook pour agréger des micro-messages en provenance de Twitter, des vidéos de Youtube, des photos de FlickR, des blogs, des liens. Et pour les échanges informels interpersonnels, Facebook a même récemment fusionné sa fonction de chat avec sa fonction de messages.
Pour ce qui est des notifications, il existe des clients pour toutes les plates-formes (fixes ou mobiles) qui permettent d’afficher un message lorsqu’une nouvelle information nous concernant est postée.
Il suffirait donc de transposer cette même logique dans l’entreprise : créer une sorte de « hub » proposant une série de connecteurs pour les applications de l’entreprise (verticales ou horizontales). Mais il faudrait aller plus loin et permettre de pousser du contenu directement depuis ce hub vers les applications.
Ainsi, en aucune manière, il ne s’agit de réduire le volume de contenu : en fait, il faut mieux l’organiser et l’entreposer là où il fait vraiment sens. Et le réseau social permet d’assurer une cohérence entre l’ensemble des « information repositories ». On peut décider de s’abonner à telle ou telle publication, tout échange est tracé. Et il est nettement plus simple d’appliquer un filtre sur des informations (ex. : « je souhaite afficher toutes les publications en provenance du CRM ») si l’on veut se focaliser sur un sujet en particulier.
Le réseau social facilite également la diffusion d’un message direct d’un utilisateur vers une communauté ciblée : on va donc plus loin que le mail car si un employé rejoint après coup ladite communauté, il peut récupérer tout l’historique des échanges (ce qui est impossible avec la messagerie).
Cette approche sera-t-elle retenue par ma société ? L’avenir nous le dira. En tout cas, c’est un beau défi pour les gestionnaires d’information que nous sommes 🙂

Ma vie en ligne

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Je discutais récemment avec un ami des nombreux services en ligne qui existent aujourd’hui et qui nous facilitent la vie. Plus exactement , nous évoquions les éventuels problèmes de sécurité qu’ils peuvent poser, notamment dans le cadre d’un usage professionnel.
Mon point du vue vis-à-vis des solutions SaaS (Software As A Service) est assez simple : j’utilise uniquement des applications d’éditeurs qui ont pignon sur rue (voir exposition sur Internet, commentaires utilisateurs, fréquence des mises à jour) et qui ont un discours clair sur le niveau de sécurité offert.
De même, je favorise de plus en plus les services dits freemium qui proposent une version gratuite avec des fonctionnalités limitées et que l’on peut mettre à jour vers une version complète moyennant un abonnement. Si je paie un service, j’ai le droit de faire entendre ma voix pour demander telle ou telle évolution, ou même soumettre un incident.
Autre point très important : je souhaite pouvoir utiliser les applications quelle que soit ma plate-forme : fixe (PC ou Mac), mobile (iPhone, iPad, BlackBerry). Ainsi, je retrouve mon « environnement » sur n’importe quel terminal … Je peux m’approprier un simple poste banalisé 🙂

Voici donc un florilège des services que j’utilise :

  • Gestion des signets (ou bookmarks) : Delicious, de Yahoo !
  • Gestion des notes personnelles : Evernote (version payante)
  • Stockage et partage des fichiers personnels et professionnels, y compris photos et vidéos : Sugarsync (version payante)
  • Mails, calendrier, contacts : Gmail de Google (version gratuite … mais vu que j’atteins bientôt la limite de mon compte, je devrais certainement passer à un compte payant)
  • Tâches personnelles : Toodledo (version gratuite)
  • Musique : Spotify (version payante)
  • Liste des choses à lire : Read It Later (version gratuite)
  • Mind Maps : Mindmeister (version payante)

Et vous, faites-vous confiance à des services en ligne ? Lesquels utilisez-vous ?

Pourquoi je vais (certainement) passer à l’iPhone …

Ceux qui me connaissent le savent bien : côté PDA / Smartphones, j’ai choisi mon camp il y a presque 10 ans. En effet, en 2000, Compaq sortait le fabuleux Pocket PC iPAQ qui jetait un véritable pavé dans la mare en donnant un vrai coup de jeune au système Windows CE et en amorçant le déclin du tout puissant Palm.

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Véritable petit frère du PC, cet appareil était doté d’une puissance jamais vue à l’époque dans un si petit volume. De plus, pour l’utilisateur averti d’Outlook que je devenais, la complémentarité était parfaite.

Ainsi, en fan que j’étais devenu, j’ai suivi les évolutions de l’OS mobile et plusieurs modèles se sont succédé dans ma poche :

  • Toshiba e400

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  • Orange SPV (premier “téléphone” Microsoft)

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  • SPV M2000 (retour au Pocket PC)

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  • SPV M700 (3G+, GPS intégré)

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Microsoft a véritablement dominé le marché des PDA en ce début de 21ème siècle. Mais, avouons-le, son système a finalement assez peu évolué depuis le premier Pocket PC. Certes, la logithèque Windows Mobile est devenue impressionnante et les terminaux conservent toujours leur usage professionnel. Cependant, ils ont du mal à s’imposer auprès du grand public. Rendons tout de même hommage à  HTC qui a fait pas mal de développements pour faire oublier les écrans vieillissants de l’OS mais la mayonnaise a du mal à prendre …

C’est alors qu’en 2007, Apple qui s’était retiré du marché des assistants personnels depuis son très innovant Newton, sort de son chapeau cet OVNI qu’est l’iPhone. En rupture totale avec le marché, l’appareil “tout tactile” propose un design épuré, un OS très abouti dérivé de Mac OS X et surtout un vrai navigateur Web.

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C’est un immense succès mondial et des millions de fans se ruent sur l’appareil, tant pour un usage personnel que professionnel. Tout le monde … sauf moi 🙂 Pourtant, en grand fan de nouvelles technologies, j’aurais pu être séduit mais, et j’ai eu l’occasion de m’expliquer, l’appareil n’est alors pas assez “pro” à mon goût. En achetant un iPod Touch, j’ai pu tester les capacités de synchronisation de l’appareil et elles s’avèrent bien en deçà de ce que m’offre Windows Mobile.

Mais c’est là que j’ai commis une erreur de jugement. L’iPhone n’est pas fait pour être un “compagnon” de PC, c’est un terminal qui tire toute sa puissance d’Internet. J’ai compris récemment que si je mettais à disposition toutes mes données de PIM sur le Web, l’iPhone me permettrait de les récupérer sans problème.

Prenons ces données une à une :

  • Calendrier et contacts : depuis quelques temps, Google a annoncé la possibilité de synchroniser ses calendriers Google Calendar et ses contacts Gmail avec l’iPhone via le mode Exchange, le tout en Push. Il n’y a donc plus qu’à synchroniser Outlook avec les services de Google. Pour cela, plusieurs solutions sont possibles mais j’utilise personnellement OggSync qui a la très bonne idée de transformer les catégories Outlook en autant de calendriers Google. Idéal pour séparer calendriers perso et pro (prenez la version béta de OggSync qui synchronise également les contacts). Sur l’iPhone, il est ensuite possible de distinguer par des couleurs différentes ces calendriers (pour cela, pointez votre Safari sur m.google.com/sync, passez éventuellement en langue anglaise et choisissez les calendriers Google que vous voulez rapatrier).
  • Tâches : l’iPhone n’ayant pas de gestion de tâches par défaut, il faut se tourner vers une solution tierce telle que Toodledo. Plusieurs applications comme l’excellent Todo d’Appigo savent très bien récupérer vos tâches en ligne. Pour synchroniser vos tâches Outlook avec Toodledo, jetez un coup d’oeil à ce soft.
  • Notes : pour cela, je vous ai déjà vanté dans une très large mesure le fantastique service Evernote. L’application iPhone correspondante ne cesse d’évoluer et permet même de créer des notes visuelles ou vocales 🙂

Bref, vous l’aurez compris, une fois que tout est sur le Web, c’est un jeu d’enfants d’utiliser l’iPhone comme outil de productivité personnelle.

Vous me direz qu’entre temps, Google a lancé son Android et que Palm est sorti du Pré. Oui mais l’iPhone a ce petit plus qui fait presque oublier qu’il lui a fallu 2 ans pour supporter les MMS et le Copier / Coller.

La dernière chose qui me bloquait, c’est qu’un assistant personnel doit pouvoir me guider en voiture, étant donné mon sens inné (hummm) de l’orientation … Et côté GPS, la stratégie d’Apple n’était pas très claire. Mais quand on voit ça, on se dit que plus rien ne nous retient … sauf peut-être le prix. Hein, M. Orange ? 🙂

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L’intelligence du nombre

Tout consultant est amené chaque jour à organiser des idées pour répondre aux questions et exigences de son client. Dans cette rude tâche, le concept de mind map est fort utile car il permet de représenter visuellement les relations entre idées.

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De nombreux logiciels existent sur le marché. Citons par exemple le très célèbre Mind Manager ou encore un produit Open Source moins riche, Freemind.

Cependant, aussi complets soient-ils, ces logiciels sont plutôt mono-utilisateurs et l’élaboration d’une carte visuelle à plusieurs se fait nécessairement en suivant un workflow séquentiel (chacun édite la map à son tour).

Et c’est là qu’intervient Mindmeister. C’est une solution de mind map en mode SaaS qui permet de travailler simultanément à plusieurs utilisateurs sur la même carte visuelle : les utilisateurs voient en temps réel les modifications des autres. Il existe une version gratuite assez limitée et des versions payantes plus élaborées.

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Les principales fonctions, outre la conception graphique d’une carte, sont :

  • la notification visuelle des modifications par les utilisateurs en ligne (chacun étant identifié par une couleur différente)
  • la gestion d’un historique complet des modifications et la possibilité de revenir à une carte antérieure
  • la gestion d’un mode offline grâce à Google Gears (fonction payante)
  • l’export dans de nombreux formats dont PDF, RTF, JPG, GIF, PNG et … FreeMind et Mind Manager !

La valeur d’un tel outil est évidente car il symbolise à lui tout seul la notion d’intelligence collaborative : les utilisateurs organisent ensemble des idées. Les principaux cas d’utilisation que je vois sont : le recueil de besoins pour une cahier des charges ou des spécifications, l’élaboration d’un plan produit, d’un business plan, l’organisation d’un événement etc. Chacun y trouvera son intérêt car les membres d’un même groupe de travail ont nécessairement des idées à confronter et à organiser. De plus, le cerveau humain, dans sa grande créativité, n’a pas naturellement cette structuration thématique. C’est d’ailleurs bien ça qui nous distingue des machines, non ? 🙂

Notez tout … partout !

Lorsqu’il s’agit de prendre des notes en séance (réunion, brainstorming, conversation téléphonique), j’utilise depuis 2003 le sublime logiciel OneNote de la suite Office de Microsoft. Très complet et intuitif, il répond véritablement à mon besoin.

Oui mais – car il y a un mais – avec la multiplication actuelle des périphériques (PC fixe, PC portable, Netbook, PDA, Smartphone etc …), il devient difficile d’avoir accès à ses notes en toute situation.

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C’est alors qu’a vu le jour le service Evernote. Je parle de service, plus que de logiciel, car Evernote, c’est :

  • Un site Web
  • Un site mobile
  • Une application Windows
  • Une application Mac OS
  • Une application iPhone / iPod Touch

Tout ce petit monde vous permet de saisir des notes dans différents blocs-notes virtuels, de les tagger et surtout vous permet de consulter les notes précédemment rédigées (quel que soit le support).

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La version gratuite du service vous alloue 40 Mo de stockage par mois (déjà pas mal pour du texte) mais vous pouvez passer à 500 Mo moyennant un abonnement annuel ou mensuel (5$ par mois ou 45 par an).

Certes la saisie de notes dans Evernote (du moins la version Windows) n’est pas aussi conviviale que dans OneNote mais on remarque déjà un certain nombre de bonnes idées : indexation locale des notes pour une recherche instantanée, possibilité de « Webclipper » directement une page depuis son navigateur etc …

En ce qui me concerne, c’est la solution idéale pour partager mes notes entre mon laptop professionnel, mon Netbook eeePC, mon smartphone Samsung ou mon iPod Touch. Je crois que je n’aurai plus aucune excuse pour oublier quelque chose : mes notes seront toujours disponibles « on the cloud » 😉